Wat kost het om een onderhoudscontract een heel jaar lang uit te voeren?

Een onderhoudscontract prijs je niet af op het gevoel van een enkel bezoek, maar op wat een heel jaar aan dat terrein kost. Daar horen posten bij die je op de dag zelf niet ziet: reistijd, afvoer, keuringen, verzuim en het werk dat je in een nat voorjaar extra draait. Deze doorrekening loopt langs alle kostenposten, in de volgorde waarin je ze het beste opbouwt.

Waarom een jaarprijs iets anders is dan uren maal tarief

De meeste hoveniers rekenen een contract door op basis van de bezoeken: zoveel maaibeurten, zoveel snoeirondes, een bladronde, keer het uurtarief. Dat komt vaak in de buurt, en gaat toch geregeld mis.

Het gaat mis omdat een jaarcontract meer bevat dan de bezoeken. Er zit reistijd in, laad- en lostijd, afvoer, een gesprek met de klant, een storing na een storm en het feit dat een tuin elk jaar iets voller wordt. Die posten vallen buiten de bezoekcalculatie, maar niet buiten je jaar.

Reken daarom van onder naar boven: eerst wat het terrein aan uren kost, dan wat die uren jou kosten, dan wat er per contract aan vaste lasten overheen komt, en pas daarna de prijs.

Stap 1: de uren op het terrein

Begin met het werk zelf, per werksoort en per bezoek, niet per maand. Maaien, kanten steken, onkruidbeheersing, hagen knippen, borderonderhoud, bemesting, bladruimen en de najaarsronde hebben elk hun eigen tempo.

Meet die tempo's op je eigen terreinen, niet uit een norm. Een tuin met veel obstakels kost per vierkante meter meer dan een open gazon, en dat verschil is groter dan de meeste calculaties aannemen.

Tel de uren per werksoort op tot een jaartotaal en houd ze apart zichtbaar. Zo zie je later welke werksoort de prijs opdrijft en waarover je met de klant een gesprek kunt voeren.

Stap 2: de uren die niet op het terrein worden gemaakt

Deze post wordt het vaakst vergeten en is zelden klein. Reken hem per bezoek, want hij schaalt met het aantal keren dat je komt, niet met de oppervlakte.

• Rijtijd heen en terug, inclusief het stuk stadsverkeer dat je niet kunt vermijden.
• Laden en lossen, aan- en afkoppelen, machines tanken en schoonmaken.
• Een praatje met de bewoner of de beheerder, en de vraag die daaruit voortkomt.
• De registratie na afloop: wat is uitgevoerd, wat is opgevallen, wat is meerwerk.
• Wachttijd bij hekken, poorten en containers die niet open zijn.

Een contract met veel korte bezoeken heeft hier een veel hogere opslag dan een contract met weinig lange bezoeken. Dat is precies de reden waarom een strak bezoekritme geld oplevert.

Stap 3: ritten, vervoer en de bus

Vervoer reken je apart, omdat het per contract sterk verschilt. Een terrein op tien minuten rijden kost fundamenteel minder dan een terrein aan de andere kant van de regio.

Neem de kilometers per bezoek keer het aantal bezoeken per jaar, en zet daar de werkelijke kosten van bus en aanhanger tegenover: brandstof, verzekering, wegenbelasting, onderhoud, banden en afschrijving. Werk je met een vergoeding voor eigen vervoer, dan is de onbelaste reiskostenvergoeding sinds 1 januari 2024 vastgesteld op 0,23 euro per kilometer.

Rijdt de auto van de zaak ook privé, dan geldt standaard een bijtelling van 22 procent van de cataloguswaarde. Blijf je onder de 500 privékilometers per kalenderjaar, dan vervalt die bijtelling, mits je een sluitende rittenregistratie bijhoudt met per rit de datum, de begin- en eindstand van de kilometerteller, het vertrek- en aankomstadres, een afwijkende route en het karakter van de rit.

Stap 4: materieel, afschrijving en keuringen

Machines kosten geld terwijl ze stilstaan. Verdeel de jaarlijkse last over de contracten die het materieel gebruiken, in plaats van hem in een algemene pot te laten verdwijnen.

• Afschrijving van maaiers, kantensnijders, heggenscharen, bladblazers en de aanhanger.
• Onderhoud, slijtdelen, messen, kettingen en brandstof.
• Keuringen: hijs- en hefgereedschap moet volgens het Arbobesluit ten minste eenmaal per jaar worden gekeurd.
• Periodieke inspectie van elektrische arbeidsmiddelen volgens NEN 3140.
• Persoonlijke beschermingsmiddelen en werkkleding.

Reken ook de stilstand mee. Een machine die in de piek uitvalt, kost je een vervangende huur of een verschoven bezoek, en allebei drukken ze op hetzelfde contract.

Stap 5: afvoer, materiaal en verbruik

Groenafval is een van de weinige posten die per jaar sterk schommelt en toch bijna nooit apart wordt gecalculeerd. Een bladseizoen met veel wind kost meer ritten naar de stort dan een rustig najaar.

Neem in elk geval mee: stortkosten of verwerkingskosten, de ritten naar de verwerker, containerhuur als je die inzet, en het materiaal dat je op het terrein achterlaat, zoals compost, meststof, bodembedekkers en vervangende beplanting.

Pas je gewasbeschermingsmiddelen professioneel toe, reken dan ook de tijd mee voor de verplichte administratie van de toepassingen, met onder meer perceel, middel, dosering en datum, en voor het onderhouden van je bewijs van vakbekwaamheid. De NVWA houdt daar toezicht op.

Stap 6: de loonkosten achter een productief uur

Een productief uur op het terrein kost meer dan het brutoloon van dat uur. Tussen het loon en de kostprijs zitten posten die je maar één keer per jaar ziet.

Wat er bij het loon op komt

Werkgeverslasten, vakantiegeld, vakantiedagen, feestdagen, scholing en cursusdagen zijn allemaal uren waarin niemand op een terrein staat. Sinds 1 januari 2024 geldt bovendien een wettelijk minimumuurloon, waardoor de ondergrens per gewerkt uur eenduidig vastligt.

Verzuim en vervanging

Bij ziekte geldt voor werkgevers een loondoorbetaling van maximaal 104 weken. Dat risico moet ergens in je tarief zitten, want een zieke medewerker betekent tegelijk doorbetalen en werk uitbesteden of verschuiven.

Onbelaste vergoedingen

Vergoedingen en verstrekkingen aan medewerkers vallen binnen de vrije ruimte van de werkkostenregeling, die wordt berekend over de fiscale loonsom. Reken die ruimte bewust in, zodat je later niet voor een naheffing staat.

Werk je als zelfstandige

Dan reken je jezelf ook een uurtarief toe dat je hele jaar dekt, inclusief niet-declarabele uren. Houd er rekening mee dat de zelfstandigenaftrek sinds 2020 stapsgewijs wordt afgebouwd tot 900 euro in 2027 en dat de mkb-winstvrijstelling de afgelopen jaren is verlaagd. Voor de aftrekposten geldt het urencriterium van 1.225 uur per kalenderjaar.

Stap 7: risico, onvoorzien en de opslag die je echt nodig hebt

Een jaarcontract is een belofte over twaalf maanden weer. Een nat voorjaar betekent extra maaibeurten, een droge zomer betekent water geven, en een storm betekent een dag die niemand had gepland.

Werk daarom met drie categorieën. Wat structureel is, zit in de prijs. Wat incidenteel maar voorzienbaar is, zoals droogte, spreek je af als stelpost met een tarief. Wat echt onvoorzien is, zoals stormschade, blijft nadrukkelijk buiten het contract.

Die grens scherp trekken is het halve werk. De vergelijking tussen een vast contract en werken op nacalculatie laat zien welk deel van het risico je met welke vorm bij wie legt.

Van kostprijs naar contractprijs

Post	Hoe je hem berekent
Terreinuren	Uren per werksoort keer het aantal bezoeken per jaar
Niet-productieve uren	Vaste opslag per bezoek, hoger bij korte bezoeken
Vervoer	Kilometers per bezoek keer bezoeken, plus vaste lasten van de bus
Materieel	Jaarlast van afschrijving, onderhoud en keuringen, verdeeld over de contracten
Afvoer en materiaal	Werkelijke ritten en verwerkingskosten van vorig jaar als basis
Overhead	Kantoor, verzekeringen, software, administratie, verdeeld per productief uur
Risico-opslag	Percentage op het totaal, afhankelijk van weergevoeligheid van het terrein

Tel dat op tot een jaarbedrag en verdeel het daarna pas in termijnen. Spreek een indexering af, want een contract dat drie jaar loopt tegen dezelfde prijs verliest elk jaar marge. Hoe je die indexering samen met de betaaltermijnen en de meerwerkregeling opschrijft, staat in de gids over de afspraken die in een onderhoudscontract horen.

Over de btw: het algemene tarief is 21 procent en daarnaast bestaat een verlaagd tarief van 9 procent. Welk tarief op welke werkzaamheid van toepassing is, stem je af met je boekhouder. Blijf je onder de omzetgrens van 20.000 euro per kalenderjaar, dan kun je de kleineondernemersregeling toepassen; je brengt dan geen btw in rekening en trekt geen voorbelasting af.

Let ten slotte op je betaalafspraken. De wettelijke betaaltermijn is standaard 30 dagen, en tussen bedrijven mag maximaal 60 dagen worden afgesproken. Grote ondernemingen mogen bij mkb-leveranciers sinds 1 juli 2022 maximaal 30 dagen hanteren. Een contract dat op papier winstgevend is maar pas na twee maanden betaalt, kost je alsnog werkkapitaal.

Wat er in de loop van het jaar met je calculatie gebeurt

Een calculatie is een aanname tot het jaar voorbij is. De vraag is of je aan het einde weet waar hij afweek, en dat lukt alleen als je per bezoek registreert wat er werkelijk is gebeurd.

In de contractmodule van Groencontract staat naast elk contract wat er is gecalculeerd en wat er is uitgevoerd: bezoeken, uren, ritten en meerwerk. Aan het einde van een periode zie je per contract of je in de buurt bent gebleven, en bij de contractverlenging heb je een onderbouwing in plaats van een gevoel.

Wat er verder aan die verlenging vastzit, waaronder de manier waarop opdrachtgevers steeds vaker verantwoording vragen, staat in het stuk over de verschuiving naar vaste contracten in het groenonderhoud. Wie deze rekenmethode heeft opgeschreven en waarom, lees je op de pagina over de maker van Groencontract.

Conclusie: reken het jaar door, niet het bezoek

Een contract dat klopt op de dag zelf kan over twaalf maanden nog steeds verlies draaien. De posten die het verschil maken zijn reistijd, afvoer, materieel, verzuim en het weer. Reken ze een keer goed door, leg de uitkomst per contract vast en meet er het jaar tegen af.

Groencontract houdt calculatie en uitvoering naast elkaar, zodat je bij elke verlenging weet wat een terrein werkelijk kost. Wil je je eigen cijfers er eens tegenaan houden, vraag dan een vrijblijvende demo aan via het contactformulier. Je hoort binnen twee werkdagen van ons.