Wat controleer je bij elke seizoenswissel voordat het nieuwe kwartaal van start gaat?

Een seizoenswissel gaat in het groen zelden geleidelijk: er is een week waarin het werk van het ene kwartaal ophoudt en dat van het volgende begint. Wie die week gebruikt om vijf blokken langs te lopen, begint het nieuwe kwartaal met een planning die klopt. Hieronder staat de controlelijst die je elke drie maanden afwerkt, plus het accent dat per wissel anders ligt.

Waarom een vaste controle per kwartaal loont

Contracten schuiven. Een klant zegt op, een terrein wordt uitgebreid, een haag groeit uit zijn afspraak. In het seizoen zelf merk je dat niet, want dan rijd je gewoon de route die je gewend bent.

Pas als je een keer per kwartaal stilstaat, zie je waar de planning en de werkelijkheid uit elkaar zijn gaan lopen. Die controle kost een dagdeel en voorkomt dat je in de drukste weken van het seizoen ontdekt dat je twee terreinen te veel hebt aangenomen.

De lijst hieronder is bewust breed: contracten, ritme, materieel, registraties en geld. Loop hem in die volgorde af, want elk blok bouwt op het vorige.

Blok 1: de contracten en de klantafspraken

Begin bij het papier, niet bij de agenda. Als het contract niet klopt, klopt de rest van je kwartaal ook niet.

• Welke contracten lopen dit kwartaal af, en heb je de opzegtermijn al in beeld?
• Zijn er terreinen gewijzigd sinds de laatste wissel: nieuwe beplanting, een verwijderde haag, een uitgebreid parkeerterrein?
• Staan de afgesproken bezoekaantallen per contract nog in verhouding tot wat je vorig kwartaal werkelijk hebt gereden?
• Is er meerwerk uitgevoerd dat nog niet is doorgegeven aan de klant?
• Zijn de prijsafspraken en de indexering voor het lopende jaar vastgelegd?

Kom je afspraken tegen die alleen mondeling bestaan, leg ze dan meteen vast in de contractkaart van die klant. Een afspraak die alleen in je hoofd zit, bestaat bij de volgende wissel niet meer.

Blok 2: het bezoekritme van het komende kwartaal

Nu pas kijk je naar de planning. Het gaat er niet om of de weken vol staan, maar of ze in de goede verhouding vol staan.

1. Tel de geplande bezoeken per week en zet ze naast de beschikbare uren van je ploegen.
2. Haal de vakantieweken, feestdagen en cursusdagen eruit voordat je verder rekent.
3. Reserveer per week ruimte voor werk dat er hoe dan ook bij komt: storingen, klachten en spoedwerk.
4. Controleer of bezoeken uit het vorige kwartaal die zijn uitgevallen nu een nieuwe datum hebben gekregen.
5. Kijk of de rijroutes per dag nog logisch liggen, of dat een nieuwe klant de route uit elkaar trekt.

Blijkt de laatste maand van het kwartaal structureel te vol, verplaats dan werk naar voren in plaats van naar achteren. Werk dat je vooruitschuift komt bijna nooit meer terug op een rustig moment.

Blok 3: materieel, keuringen en veiligheid

De seizoenswissel is het natuurlijke moment voor de machines, omdat het werk verandert en er meestal een paar rustigere dagen zijn.

• Welk materieel gaat de komende drie maanden intensief draaien, en is dat nagelopen?
• Hijs- en hefgereedschap moet volgens het Arbobesluit ten minste eenmaal per jaar worden gekeurd. Staat de eerstvolgende keuring in de planning?
• Elektrische arbeidsmiddelen inspecteer je periodiek volgens NEN 3140. Noteer per apparaat wanneer dat voor het laatst is gebeurd.
• VCA-diploma's zijn tien jaar geldig. Controleer welke medewerkers dit jaar aan verlenging toe zijn.
• Is de risico-inventarisatie en -evaluatie met plan van aanpak nog actueel voor het werk dat je nu doet?

De RI&E is geen formaliteit: elke werkgever moet er een hebben, en het toezicht ligt bij de Nederlandse Arbeidsinspectie. Werkgevers met ten hoogste 25 werknemers mogen een erkend branche-instrument gebruiken en hoeven de RI&E dan niet te laten toetsen. Verandert je werkpakket per seizoen sterk, dan verdient het plan van aanpak een blik bij elke wissel.

Blok 4: registraties en wettelijke verplichtingen

Dit blok kost weinig tijd zolang je het elk kwartaal doet, en veel tijd zodra je het een jaar laat liggen.

Groen en beschermde soorten

De zorgplicht voor beschermde soorten en broedvogels blijft gelden, ook nu de Wet natuurbescherming per 1 januari 2024 is opgegaan in de Omgevingswet. Loop voor het komende kwartaal langs welke werksoorten gevoelig liggen en of de controlestap voor vertrek klaarstaat. Hoe je dat concreet in het ritme zet, staat in het artikel over snoeiwerk inplannen rond het broedseizoen.

Bomen op je terreinen

Een boomeigenaar heeft een zorgplicht die volgt uit artikel 6:162 BW en artikel 6:174 BW. Visual Tree Assessment is daarvoor de gangbare methodiek. Controleer of de periodieke boomveiligheidscontroles op jouw terreinen zijn uitgevoerd en of de bevindingen ergens zijn vastgelegd.

Gewasbescherming en plantmateriaal

Wie gewasbeschermingsmiddelen professioneel toepast, moet een bewijs van vakbekwaamheid hebben en een administratie bijhouden van de toepassingen, met onder meer perceel, middel, dosering en datum. De NVWA houdt daar toezicht op. Lever of verhandel je planten binnen de Europese Unie, dan is het plantenpaspoort verplicht op grond van EU-verordening 2016/2031, sinds 14 december 2019. Registratie bij de NVWA hoort daarbij.

Speelplekken in beheer

Onderhoud je terreinen met speeltoestellen, dan verplicht het Warenwetbesluit attractie- en speeltoestellen de beheerder een logboek bij te houden met keuringen, onderhoud, reparaties en ongevallen. De veiligheidseisen staan in de normenreeks NEN-EN 1176. Spreek per contract af wie dat logboek voert, jij of de opdrachtgever.

Blok 5: geld, facturen en openstaande posten

Een kwartaalwissel valt vaak samen met de btw-aangifte, die meestal per kwartaal gebeurt. Gebruik dat moment ook voor de rest van je financiele administratie.

• Zijn alle uitgevoerde bezoeken van het afgelopen kwartaal gefactureerd, inclusief het meerwerk?
• Welke facturen staan open, en hoe lang al? De wettelijke betaaltermijn is standaard 30 dagen; tussen bedrijven mag maximaal 60 dagen worden afgesproken.
• Moet er een herinnering uit? Bij consumenten is een kosteloze aanmaning met een betaaltermijn van veertien dagen verplicht voordat je incassokosten mag berekenen, met een minimum van 40 euro volgens de wettelijke staffel.
• Zijn de kilometers verwerkt? De onbelaste reiskostenvergoeding bedraagt 0,23 euro per kilometer sinds 1 januari 2024.
• Is de administratie van het afgelopen kwartaal opgeborgen? De bewaarplicht is 7 jaar, en voor gegevens over onroerende zaken 10 jaar.

Per wissel ligt het accent anders

Wissel	Waar de controle zich op richt
Naar het voorjaar	Snoeiwerk afronden voor het broedseizoen, machines gereed, ploegen bemensen, contracten voor het nieuwe jaar rond
Naar de zomer	Maairitme op groeisnelheid, afspraken over water geven bij droogte, vakantieplanning ingerekend
Naar het najaar	Bladronden inplannen, afvoercapaciteit regelen, herplantwerk en evaluatiegesprekken agenderen
Naar de winter	Snoeiwerk en boomcontroles inplannen, keuringen afronden, calculaties voor het nieuwe contractjaar maken

De winterwissel is de zwaarste, omdat je daar het volgende jaar vastlegt. Reserveer daar bewust meer tijd voor dan voor de andere drie.

Hoe je de lijst afwerkt zonder er een avond aan kwijt te zijn

De meeste tijd gaat zitten in het bij elkaar zoeken: welk contract had ook alweer welk ritme, welk bezoek is uitgevallen, welke keuring liep af. Dat opzoekwerk is precies wat je kunt wegnemen.

In de seizoensplanning van Groencontract hangt elk bezoek aan een contractkaart met het afgesproken ritme, en aan het einde van een kwartaal zie je in een oogopslag welke bezoeken zijn uitgevoerd, welke zijn verschoven en hoeveel er per contract nog openstaat. Keuringen en terugkerende verplichtingen staan als taken in dezelfde jaarplanning, zodat ze niet in een apart lijstje verdwijnen.

Loopt je planning nu al scheef, dan is de controlelijst niet genoeg. Het artikel over de planfouten die een seizoen laten vastlopen beschrijft hoe je halverwege bijstuurt. Wil je vanaf nul opbouwen, dan werkt het stappenplan naar een sluitende jaarplanning dat uit. Achter beide teksten en achter deze dienst zit dezelfde maker, te vinden op de pagina over de man achter Groencontract.

Conclusie: vier vaste momenten houden het jaar recht

Vier keer per jaar een dagdeel vrijmaken voor deze vijf blokken is het goedkoopste onderhoud dat je aan je eigen bedrijf pleegt. Je vangt afwijkende contracten op, je houdt keuringen actueel, je factureert wat je hebt gereden en je begint het nieuwe kwartaal met een planning die de werkelijkheid volgt.

Groencontract houdt die vijf blokken zelf bij: contracten met hun ritme, bezoeken met hun status, verplichtingen met hun termijn en een periodeoverzicht dat je zo naar de boekhouding stuurt. Wil je zien hoe dat er met jouw eigen klantenlijst uitziet, vraag dan vrijblijvend een demo aan via het contactformulier. Je krijgt binnen twee werkdagen antwoord.