Privacyverklaring van Groencontract

Wie is verwerkingsverantwoordelijke

Verwerkingsverantwoordelijke is MLJ, SASU, ingeschreven onder SIREN 934 769 837, uitgever van Groencontract. De volledige bedrijfsgegevens staan in het colofon. Vragen over privacy stel je via jimenezjulien42@gmail.com.

De Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) is van toepassing sinds 25 mei 2018 en wordt in Nederland aangevuld door de Uitvoeringswet AVG. Toezichthouder is de Autoriteit Persoonsgegevens.

Welke gegevens verwerken wij via deze site

Deze site is een vitrine met een contactformulier. Buiten dat formulier vragen wij je niets. Via het formulier verwerken wij:

• je naam;
• je e-mailadres;
• de naam van je bedrijf of organisatie, als je die invult;
• je keuze in het veld met de pakketten (Perk, Tuin, Park, een demo of een offerte op maat);
• de tekst die je zelf in het bericht schrijft over je situatie;
• technische gegevens die bij het versturen horen, zoals het tijdstip en gegevens die nodig zijn om misbruik van het formulier tegen te gaan.

Let op wat je zelf in het berichtveld zet. Beschrijf je situatie gerust concreet, maar vermeld daar geen namen en adressen van je eigen klanten. Voor een demo hebben wij die niet nodig: een contract met de klantnaam weggelaten werkt net zo goed.

Gegevens die de dienst zelf raakt

Groencontract is planningssoftware voor onderhoudscontracten. Gebruik je de dienst, dan leg je daarin gegevens vast die vaak persoonsgegevens zijn: namen en adressen van contractklanten, contactpersonen bij een VvE of een bedrijf, en aantekeningen bij bezoeken. Voor die gegevens ben jij de verwerkingsverantwoordelijke en zijn wij verwerker. Wij leggen dat vast in een verwerkersovereenkomst zoals artikel 28 AVG voorschrijft, waarin staat wat wij met de gegevens mogen doen, welke beveiliging geldt en wat er bij beeindiging met de gegevens gebeurt.

Wij vragen niet om bijzondere persoonsgegevens zoals bedoeld in artikel 9 AVG, en de dienst is er ook niet voor bedoeld. Gezondheidsgegevens van medewerkers, bijvoorbeeld de reden van een ziekmelding, horen niet in een bezoekregistratie thuis. Een uitgevallen bezoek leg je vast met een neutrale reden.

Waarom en op welke grondslag

Doel	Grondslag
Je aanvraag of vraag beantwoorden en een demo inplannen	Uitvoering van of stappen voorafgaand aan een overeenkomst, op jouw verzoek
Een offerte uitbrengen en daarover contact houden	Uitvoering van of stappen voorafgaand aan een overeenkomst
Misbruik van het formulier tegengaan en de site beveiligen	Gerechtvaardigd belang bij een werkende en veilige site
Voldoen aan de wettelijke bewaarplicht voor de administratie	Wettelijke verplichting

Wij sturen geen nieuwsbrief en verkopen geen gegevens. Je e-mailadres wordt niet gebruikt voor reclame van derden.

Hoe lang bewaren wij het

Een aanvraag die niet tot een opdracht leidt, bewaren wij tot twaalf maanden na het laatste contact. Daarna verwijderen wij de berichten. Leidt je aanvraag wel tot een overeenkomst, dan geldt voor de bijbehorende administratie de wettelijke bewaarplicht van 7 jaar. Verzoek je eerder om verwijdering, dan doen wij dat voor alles wat niet onder die bewaarplicht valt.

Gegevens die je zelf in de dienst hebt vastgelegd, blijven binnen de afgesproken bewaartermijnen beschikbaar en kun je op elk moment als bestand meenemen.

Wie krijgt de gegevens te zien

Binnen MLJ leest alleen Jimenez Julien je aanvraag. Daarnaast schakelen wij verwerkers in:

• Netlify, voor de hosting van deze site en voor de afhandeling van het contactformulier. De inzending passeert de systemen van Netlify voordat wij hem lezen.
• De e-maildienst waarmee wij je antwoord versturen en ontvangen.
• De hostingpartij van de dienst zelf, met servers binnen de Europese Unie, voor klanten die Groencontract gebruiken.

Met deze partijen zijn afspraken vastgelegd over vertrouwelijkheid en beveiliging. Wij geven gegevens verder alleen aan derden als een wettelijke verplichting daartoe dwingt.

Doorgifte buiten de Europese Unie

De gegevens van de dienst staan op servers binnen de Europese Unie. Bij het gebruik van de site kan verwerking plaatsvinden door een leverancier met een vestiging buiten de Europese Unie. In dat geval vindt doorgifte alleen plaats met de waarborgen die de AVG daarvoor voorschrijft, zoals de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie. Vraag je op wat er in jouw geval van toepassing is, dan leggen wij dat uit.

Beveiliging en datalekken

De site en de dienst zijn alleen via een beveiligde verbinding bereikbaar. De toegang tot aanvragen is beperkt tot wie ze nodig heeft. Wij registreren alle datalekken intern. Een datalek dat een risico oplevert voor de betrokkenen melden wij binnen 72 uur na ontdekking bij de Autoriteit Persoonsgegevens, en waar nodig ook bij jou. Voor de verwerkingen die wij verrichten houden wij een verwerkingsregister bij zoals artikel 30 AVG vraagt.

Jouw rechten

Je hebt recht op inzage, rectificatie, wissing, beperking, dataportabiliteit en bezwaar. Een verzoek stuur je naar jimenezjulien42@gmail.com. Wij beantwoorden het binnen een maand. Is je verzoek ingewikkeld of ontvangen wij er meerdere, dan kunnen wij die termijn met maximaal twee maanden verlengen; daarover krijg je dan bericht.

Ben je klant van een hovenier die Groencontract gebruikt en wil je weten welke gegevens over jou zijn vastgelegd, richt je verzoek dan aan die hovenier. Die is voor die gegevens de verwerkingsverantwoordelijke; wij helpen hem het verzoek te beantwoorden.

Klacht indienen

Vind je dat wij verkeerd met je gegevens omgaan, neem dan eerst contact met ons op. Komen we er samen niet uit, dan staat de weg naar de Autoriteit Persoonsgegevens voor je open.

Wijzigingen in deze verklaring

Verandert de dienst of de manier waarop wij gegevens verwerken, dan passen wij deze verklaring aan en veranderen wij de datum bovenaan. De actuele versie staat altijd op deze pagina. Zie ook de algemene voorwaarden en het cookiebeleid.