Welke afspraken moeten er in een onderhoudscontract staan voordat je het jaar ingaat?

Een onderhoudscontract dat niet veel meer bevat dan een jaarbedrag en een handtekening kost je in het seizoen meer tijd dan het oplevert. De afspraken die er wel in horen gaan over terrein, ritme, meerwerk en over wat er nadrukkelijk buiten valt. Hieronder loopt elk onderdeel langs dat je vastlegt voordat het contractjaar begint.

Waarom het contract je jaar bepaalt en niet andersom

Bij vast onderhoud is het contract het startpunt van je planning. Wat erin staat over aantallen bezoeken, tijdvakken en werksoorten bepaalt hoeveel weken je in het voorjaar kwijt bent, hoe vol het najaar wordt en hoeveel ruimte je overhoudt voor het werk dat er toch bij komt.

Staat het contract vaag, dan verhuist het jaarritme naar het hoofd van degene die de ronde rijdt. Dat werkt zolang dezelfde persoon blijft rijden. Zodra er iemand bij komt, iemand uitvalt of een klant vraagt wat er dit jaar precies is gedaan, blijkt hoe weinig er is vastgelegd.

Een goed onderhoudscontract is daarom geen juridisch bolwerk, maar een werkdocument. Het beschrijft in de taal van het vak wat je komt doen, hoe vaak, in welke periode en wat er gebeurt als het anders loopt.

Begin bij het terrein: wat onderhoud je precies

Veel discussies later in het jaar komen voort uit een omschrijving als "onderhoud van de tuin". Wat is de tuin? Hoort de strook langs de oprit erbij, of het stukje achter de schuur dat de vorige eigenaar liet verwilderen?

Meetgegevens die je later nodig hebt

Leg per terrein de gegevens vast waarmee je het werk kunt uitrekenen en waarop je later kunt terugvallen bij een prijsgesprek of een verlenging.

• Oppervlakte gazon, in vierkante meters, met vermelding of het om maaien met een machine of om handwerk gaat.
• Strekkende meters haag, met hoogte en of de haag van twee of van drie kanten wordt geknipt.
• Oppervlakte beplanting en vaste planten, met aantal snoeimomenten per jaar.
• Aantal bomen, met stamomtrek en of ze binnen bereik van de klant of van de openbare weg staan.
• Verharding: paden, terras en parkeervakken, met de afspraak over onkruidbeheersing.
• Aanwezige voorzieningen: beregening, verlichting, vijver, hekwerk, en wie daarvoor verantwoordelijk is.

Bijzonderheden die het werk sturen

Noteer daarnaast wat de uitvoering beïnvloedt: bereikbaarheid, poortbreedte, aanwezigheid van huisdieren, waar het groenafval heen mag, of er stroom en water beschikbaar zijn, en op welke dagen en tijden je niet welkom bent. Dat scheelt een rit die voor niets wordt gemaakt.

Van "regelmatig onderhoud" naar weken in het jaar

Het hart van een onderhoudscontract is het bezoekritme. Spreek niet af dat je "regelmatig langskomt", maar leg per werksoort vast hoe vaak en in welk tijdvak. Zo weet de klant wat hij krijgt en weet jij hoeveel weken je vastlegt.

Werksoort	Ritme	Tijdvak
Maaien gazon	Elke twee weken	Groeiseizoen
Hagen knippen	Twee rondes per jaar	Buiten het broedseizoen
Onkruidbeheersing verharding	Vier rondes	Verspreid over het groeiseizoen
Snoei vaste planten en heesters	Een ronde	Late winter
Blad ruimen	Twee tot drie rondes	Najaar
Bemesting en bodemverbetering	Een ronde	Voorjaar

Zet erbij hoe je omgaat met een bezoek dat door weer, vorst of ziekte niet doorgaat: schuift het binnen dezelfde periode op, vervalt het, of komt het bovenop een latere ronde? Die ene zin voorkomt de discussie die anders in september ontstaat.

Wil je zien hoe die ritmes samen een volledig jaar vullen, dan helpt het overzicht van een contractjaar dat van januari tot december wordt doorlopen.

Prijsvorm, indexering en betaalafspraken

Bij vast onderhoud kiezen de meeste bedrijven voor een jaarbedrag dat in termijnen wordt gefactureerd. Leg vast in hoeveel termijnen dat gebeurt en of ze gelijk zijn verdeeld of het seizoenspatroon volgen.

Vermeld altijd of de bedragen inclusief of exclusief btw zijn. Het algemene btw-tarief is 21 procent; daarnaast bestaat een verlaagd tarief van 9 procent. Welke van beide op jouw werk van toepassing is, hangt van de aard van de prestatie af en bespreek je met je boekhouder.

Voor de betaaltermijn geldt wettelijk een standaardtermijn van 30 dagen. Tussen bedrijven mag maximaal 60 dagen worden afgesproken. Grote ondernemingen mogen bij leveranciers uit het mkb sinds 1 juli 2022 maximaal 30 dagen hanteren.

Werk je met automatische incasso, dan leg je het incassant-ID en het machtigingskenmerk vast en kondig je de incasso standaard veertien dagen vooraf aan, tenzij je iets anders afspreekt. Bij een doorlopende machtiging kan een consument binnen acht weken zonder opgaaf van reden storneren; bij een niet-gemachtigde incasso is die termijn dertien maanden.

Blijft betaling uit bij een consument, dan is een kosteloze aanmaning met een betaaltermijn van veertien dagen verplicht voordat je incassokosten mag berekenen. Die kosten volgen de wettelijke staffel, met een minimum van 40 euro.

Meerwerk: de afspraak die de meeste discussie voorkomt

Extra werk hoort bij het vak. Een tak die na een storm eruit moet, een plant die vervangen wordt, een extra vracht afvoer. Zonder afspraak vooraf komt dat werk op een bonnetje terecht en daarna nergens meer.

Spreek af hoe meerwerk wordt gemeld, wie het goedkeurt, tot welk bedrag je zonder overleg mag doorwerken en tegen welk tarief het wordt gefactureerd. Neem in het contract op dat je bij het bezoek een omschrijving, de uren, het materiaal en zo mogelijk een foto vastlegt.

Gaat het om werk dat als aanneming van werk geldt, zoals aanleg of herbeplanting, dan is de wettelijke regeling van belang. Artikel 7:755 BW bepaalt dat je alleen een prijsverhoging kunt vorderen als je de opdrachtgever tijdig hebt gewezen op de noodzaak daarvan, tenzij hij die noodzaak zelf had moeten begrijpen. Is de opdrachtgever een consument, dan moet meerwerk op grond van artikel 7:752 lid 2 BW schriftelijk worden overeengekomen, met dezelfde uitzondering.

Wat "schriftelijk" in de praktijk betekent, mag je zelf praktisch invullen: een bevestiging per e-mail of een digitaal ondertekende bon telt. Voorwaarde is dat het vastligt en terug te vinden is.

Verplichtingen die je in het contract belegt

Op veel terreinen liggen taken die met wetgeving samenhangen. Spreek uitdrukkelijk af welke daarvan bij jou horen en welke bij de opdrachtgever blijven.

• Bomen. Een boomeigenaar heeft een zorgplicht die volgt uit artikel 6:162 BW en artikel 6:174 BW. Visual Tree Assessment is de gangbare methodiek voor periodieke boomveiligheidscontrole. Leg vast of jij die controles uitvoert, met welke frequentie en hoe je rapporteert.
• Broedseizoen. De Wet natuurbescherming is per 1 januari 2024 opgegaan in de Omgevingswet. De zorgplicht voor beschermde soorten en broedvogels blijft gelden, dus snoeiwerk aan hagen en bomen vraagt om een controlestap.
• Gewasbescherming. Wie professioneel gewasbeschermingsmiddelen toepast, heeft een bewijs van vakbekwaamheid nodig en houdt een administratie bij met onder meer perceel, middel, dosering en datum. De NVWA houdt toezicht.
• Speeltoestellen. Staat er een speeltoestel op het terrein, dan verplicht het Warenwetbesluit attractie- en speeltoestellen de beheerder een logboek bij te houden met keuringen, onderhoud, reparaties en ongevallen.

Voor terreinen van een vereniging van eigenaars speelt bovendien de besluitvorming mee: een VvE houdt jaarlijks ten minste een vergadering van eigenaars, en sinds 1 januari 2018 is een reservefonds verplicht op grond van artikel 5:126 BW. Stem de looptijd van je contract af op dat vergaderritme, anders wacht je maanden op een beslissing.

Looptijd, opzegging en het evaluatiemoment

Leg de ingangsdatum, de looptijd, de wijze van verlenging en de opzegtermijn vast. Kies een opzegtermijn die past bij de manier waarop je je capaciteit inplant: wie in november zijn voorjaar volplant, wil in oktober weten wie er blijft.

Neem daarnaast een vast evaluatiemoment op, bij voorkeur na het bladseizoen. Op dat moment bespreek je wat er dit jaar is uitgevoerd, welk meerwerk terugkeerde en of het ritme nog past bij hoe het groen zich ontwikkelt. Zo'n gesprek voer je met een overzicht in de hand, niet uit het geheugen.

Van getekend contract naar een planning die meeloopt

Een contract dat na ondertekening in een map verdwijnt, verandert niets aan je jaar. Het wordt pas bruikbaar als de afspraken doorwerken in de planning: elk ritme vertaald naar concrete weken, elk bezoek gekoppeld aan de afspraak waar het onder valt.

Daarvoor is de contractkaart en jaarplanning van Groencontract gemaakt. Je legt het contract een keer vast met terreingegevens, werksoorten, ritmes en prijsvorm, en de planning rekent het jaar erbij uit. Wat er in het veld wordt afgevinkt, herplant of als meerwerk genoteerd, komt terug bij het contract waar het bij hoort.

Twijfel je nog over de prijsvorm zelf, lees dan de afweging tussen een vast contract en werken op nacalculatie. Wil je weten of het bedrag onder de streep klopt, dan gaat het artikel over de kostprijs van een onderhoudscontract over een heel jaar daar stap voor stap doorheen. Achtergrond bij de keuzes in deze dienst staat op de pagina over de maker van Groencontract.

Conclusie: leg het jaar een keer goed vast

Een onderhoudscontract dat terrein, ritme, prijsvorm, meerwerk en verplichtingen benoemt, geeft je twee dingen: een klant die weet wat hij krijgt en een planning die klopt voordat het seizoen begint. Het kost een avond per contract en betaalt zich terug in elke week waarin je niet hoeft uit te zoeken wat er ook alweer was afgesproken.

Groencontract zet die afspraken om in een jaarplanning die zichzelf bijhoudt, met een contractkaart per klant, ritmes per werksoort en meerwerk dat op de periodefactuur belandt. Wil je zien hoe dat met een van je eigen lopende contracten uitpakt, vraag dan een demo aan via het contactformulier. Je krijgt binnen twee werkdagen antwoord.