Hoe verloopt een contractjaar in de praktijk van januari tot en met december?

Een contractjaar in het groen is geen rechte lijn van januari naar december. Het is een reeks pieken, uitgestelde bezoeken en gesprekken die allemaal ergens moeten landen. Hieronder loopt een geschetst hoveniersbedrijf een volledig jaar door, van het winterwerk tot de evaluatie, zodat je kunt zien waar de druk zit en welke beslissing op welk moment valt.

Waar dit voorbeeld over gaat

Wat hieronder staat is een geschetste situatie, geen klantverhaal en geen weergave van een bestaand bedrijf. Het gaat om een hoveniersbedrijf met een kleine vaste ploeg en drie soorten contractklanten: particuliere tuinen met een vast bezoekritme, een vereniging van eigenaars met een gemeenschappelijk terrein, en een bedrijventerrein dat via een aannemer in onderaanneming wordt onderhouden.

De cijfers die je hieronder tegenkomt zijn afspraken en wettelijke normen, geen prestatiecijfers. Het doel is te laten zien hoe een jaar zich gedraagt, niet om een resultaat te suggereren.

Januari en februari: het jaar wordt vastgezet

Het seizoen begint met papierwerk, en dat is precies wat het jaar bepaalt. De contracten worden nagelopen: welke lopen door, welke moeten worden verlengd, welke prijzen zijn geindexeerd en welke terreinen zijn veranderd sinds vorig jaar.

Bij de vereniging van eigenaars speelt daarbij een eigen ritme mee. Een VvE houdt jaarlijks ten minste een vergadering van eigenaars, en sinds 1 januari 2018 is een reservefonds verplicht op grond van artikel 5:126 BW, gevuld op basis van een meerjarenonderhoudsplan of met ten minste 0,5 procent van de herbouwwaarde per jaar. Wie zijn offerte voor groter groenwerk voor die vergadering aanlevert, komt op de agenda. Wie te laat is, wacht een jaar.

Wat er in deze twee maanden ook gepland wordt

• De zware snoei die buiten de gevoelige periode moet vallen, plus de boomcontroles op de terreinen waar bomen staan.
• De jaarlijkse keuring van hijs- en hefgereedschap die het Arbobesluit voorschrijft, en de periodieke inspectie van elektrische arbeidsmiddelen volgens NEN 3140.
• Een controle op verlopende diploma's. VCA-diploma's zijn tien jaar geldig, en wie professioneel gewasbeschermingsmiddelen toepast heeft een geldig bewijs van vakbekwaamheid nodig.
• Het bijwerken van de risico-inventarisatie en -evaluatie met plan van aanpak die de Arbowet van elke werkgever vraagt.

Het bedrijf zet deze verplichtingen in dezelfde jaarplanning als het onderhoud. Dat is een bewuste keuze: zo botsen ze in februari met een rustige week in plaats van in mei met een volle.

Maart en april: het seizoen komt op gang

Het weer bepaalt wanneer de eerste maaironde start, niet de kalender. In een zacht voorjaar begint het groeiseizoen vroeger dan het jaar ervoor, en dan schuift de hele eerste maand mee.

Dit is ook de periode waarin het snoeiwerk aan hagen en heesters begint te knellen. De zorgplicht voor beschermde soorten en broedvogels blijft gelden, ook nu de Wet natuurbescherming per 1 januari 2024 is opgegaan in de Omgevingswet. Bij het bedrijf uit dit voorbeeld gaat elk gevoelig bezoek met een controlestap de deur uit, waarvan de uitwerking staat in het artikel over snoeiwerk inplannen rond het broedseizoen.

Bij de VvE komt er in het voorjaar nog iets bij. Op grond van artikel 7:259 BW moet er jaarlijks, uiterlijk zes maanden na afloop van het kalenderjaar, een gespecificeerd overzicht van de servicekosten liggen. De beheerder vraagt daarvoor een uitsplitsing van het voorgaande jaar op. Wie zijn bezoeken en meerwerk per terrein heeft geregistreerd, levert dat in een halve ochtend. Wie het uit een agenda moet reconstrueren, is er dagen mee bezig.

Mei en juni: de groeipiek en het eerste schuiven

Nu draait alles op volle kracht. De maaifrequentie ligt op zijn hoogst, de borders vragen aandacht en de eerste vakantieaanvragen komen binnen.

Twee regenweken zetten de planning voor het eerst onder druk. Er vallen bezoeken uit, en het bedrijf doet daar iets ongebruikelijks mee: elk uitgevallen bezoek krijgt een reden en gaat naar de herplanlijst van dat kwartaal, in plaats van te verdampen in een telefoontje.

Daarmee blijft zichtbaar dat een particuliere klant dit jaar twee bezoeken achterloopt op zijn afgesproken ritme. Dat is nog te repareren in juli. In september zou het te laat zijn geweest, en dan komt het gesprek erover er sowieso, maar dan van de klant uit.

Meerwerk in de piek

Juist in deze maanden vraagt iedereen iets extra's: een omgewaaide tak, een plant die vervangen moet, een extra vracht afvoer. De ploeg legt dat op locatie vast met omschrijving, uren, materiaal en een foto.

Gaat het om werk dat als aanneming van werk geldt, dan zijn de spelregels duidelijk. Artikel 7:755 BW eist dat je tijdig hebt gewezen op de noodzaak van de prijsverhoging, en bij een consument moet meerwerk op grond van artikel 7:752 lid 2 BW schriftelijk zijn overeengekomen, tenzij hij de noodzaak zelf had moeten begrijpen. Een korte bevestiging per e-mail voldoet en scheelt in het najaar een discussie.

Juli en augustus: vakantie, droogte en inhalen

De ploeg is kleiner door vakanties, maar het gras groeit trager bij droogte. Dat maakt deze periode geschikt om de herplanlijst leeg te werken die in mei en juni is ontstaan.

Het bedrijf gebruikt de rustiger weken bewust voor drie dingen: achterstallige bezoeken inhalen, het openstaande meerwerk van het eerste halfjaar in een keer factureren, en de najaarsweken alvast controleren op overbezetting.

Dat laatste is de belangrijkste ingreep van het hele jaar. Wie in augustus ziet dat oktober te vol staat, kan nog verschuiven. Wie het in oktober ziet, kan alleen nog bellen.

September en oktober: tweede ronde en bladseizoen

Het najaar is in het groen de echte piek, en tegelijk de periode waarin het meeste over elkaar heen valt: de tweede snoeironde, de eerste bladrondes, plantwerk en de terreinen die winterklaar moeten.

Het bedrijventerrein in onderaanneming vraagt hier extra aandacht. De aannemer wil weten wanneer wat is gedaan, want hij verantwoordt zich op zijn beurt naar de eigenaar. Een bezoekregistratie per terrein met datum, uitvoerder en uitgevoerde werkzaamheden is daar geen administratieve last maar het bewijs waarop de volgende opdracht rust.

De typische fouten van deze periode, zoals een najaar dat dichtslibt en meerwerk dat op een bonnetje blijft liggen, staan op een rij in het overzicht van de planfouten die een hoveniersseizoen laten vastlopen.

November en december: afronden, factureren en evalueren

De laatste bladronde valt, de terreinen gaan de winter in en het bedrijf sluit het jaar administratief af. Alle contracten worden naast de uitvoering gelegd: hoeveel bezoeken zijn afgesproken, hoeveel zijn er uitgevoerd, wat is er verschoven en waarom.

Op de facturatie gelden gewone regels die in de drukte makkelijk uit beeld raken. De wettelijke betaaltermijn is standaard 30 dagen. Tussen bedrijven mag maximaal 60 dagen worden afgesproken, en grote ondernemingen mogen bij mkb-leveranciers sinds 1 juli 2022 maximaal 30 dagen hanteren. Bij een consument die niet betaalt, is een kosteloze aanmaning met een betaaltermijn van veertien dagen verplicht voordat incassokosten mogen worden berekend; die kosten volgen een wettelijke staffel met een minimum van 40 euro.

Werkt het bedrijf met automatische incasso van de termijnbedragen, dan hoort daar een vooraankondiging bij, standaard veertien dagen vooraf. Bij een doorlopende machtiging kan een consument binnen acht weken zonder opgaaf van reden storneren.

Het evaluatiegesprek

Met elke contractklant volgt een kort gesprek. Niet over tevredenheid in het algemeen, maar over drie concrete punten: klopte het ritme bij wat het terrein vroeg, welk meerwerk keerde zo vaak terug dat het beter in het contract kan, en wat verandert er komend jaar aan het terrein.

Dat gesprek is alleen zinvol als de gegevens kloppen. Daarvoor bewaart het bedrijf zijn bezoekregistraties, contractversies en meerwerkbonnen binnen de bewaarplicht van 7 jaar die voor de administratie geldt.

Wat het jaar heeft opgeleverd aan inzicht

Aan het eind van zo'n jaar vallen drie dingen op. Ten eerste is bijna alles wat misging ontstaan in mei en juni, en pas zichtbaar geworden in oktober. Ten tweede was het meerwerk dat wel is vastgelegd de winstgevendste post van het jaar, en het meerwerk dat niet is vastgelegd de duurste. Ten derde bleek het ritme van sommige terreinen te ruim en van andere te krap, wat je alleen ziet als je uitvoering en afspraak naast elkaar kunt leggen.

Wie zo'n jaar voor het eerst wil opzetten, doet er goed aan bij de contracten te beginnen en pas daarna de weken in te vullen. Die volgorde staat uitgewerkt in het stappenplan om je klantenlijst om te zetten in een jaarplanning.

Waar software dit jaar lichter maakt

In dit hele jaar zit geen enkele stap die je niet met een agenda, een map en een spreadsheet kunt doen. Het probleem is dat je ze dan alle drie tegelijk moet bijhouden in de weken waarin je het hardst werkt.

Daarvoor is de jaarplanning van Groencontract gemaakt: contracten met hun ritme, bezoeken met hun registratie, uitval met een reden, meerwerk bij het contract en verplichtingen als keuringen en boomcontroles in dezelfde kalender. Wat achter die opzet zit, staat op de pagina over de maker van Groencontract.

Conclusie: het jaar wordt gemaakt in de rustige weken

Een contractjaar valt niet om in de piek, het valt om doordat er in de rustige weken niets is bijgestuurd. De winter zet het jaar vast, de zomer is het moment om achterstanden in te lopen, en het najaar laat zien of dat is gelukt.

Groencontract houdt die drie momenten voor je bij, zodat je in augustus al ziet wat je anders pas in december had gemerkt. Wil je een van je eigen lopende contracten een jaar vooruit zien lopen, vraag dan een demo aan via het contactformulier. Je hebt binnen twee werkdagen antwoord.